Овладяването на изкуството на любезния отказ изисква особено старание, за което сякаш почти никой днес няма или нужното търпение, или уменията. Едно грубо „не“, една рязка реакция и – тряс, някоя врата в живота може да се затвори окончателно, а кому е нужно това?
Да казваме „не“ не винаги е лесно, но често е необходимо или неизбежно и се налага да отказваме както в работата, така и в личните си отношения. Когато колега ви помоли да се заемете с проект, за който нямате време в момента, умението да откажете любезно, без да го накарате да се чувства отблъснат или пренебрегнат, е повече от ценно. По същия начин, когато получите покана за събитие от приятели, но по една или друга причина не желаете да участвате, знанието как да откажете учтиво ще ви предпази от неудобни ситуации.
Първо нека започнем от това
защо толкова често отговаряме положително,
въпреки че сме искали да откажем? Защото сме програмирани така. За добро или лошо, още от детството си знаем, че на молбите (особено тези на мама) е добре да се отговаря с „да“, после се нареждат приятели, защото искаме да сме част от групата и да не се цепим, а след това идват колегите и шефът, защото в офиса копнеем да бъдем „екипни играчи“ или да покажем колко се стараем и колко можем.
В социално отношение ние казваме „да“, защото не искаме да разочароваме хората, а понякога и защото се чувстваме в нещо като капан. Друг път казваме „да“, защото е по-лесно, отколкото да кажем „не“, и защото предпочитаме да се справим със собствените си негативните чувства, отколкото с осъдителните коментари, осъждащите погледи и дори клюките от страна на други хора, ако кажем „не“ на молба или покана.
Както във всички останали форми на общуване и тук, в отказа, има някои добри съвети как да бъдем галантни, да не забравяме както добрите си обноски, така и чувствата на човека отсреща. Ето ги.
Дайте си време преди да отговорите
Ако ситуацията го позволява си дайте малко време преди да отговорите, обмислете спокойно и внимателно думите си, не бъдете прибързани. По този начин ще можете да прецените ситуацията спокойно, обикновено изречения като: „В момента не мога да отговоря еднозначно, нека разгледам графика си и ще отговоря утре сутринта.“ вършат чудесна работа, за да си дадете малко време за размисъл, но не забравяйте да върнете отговор когато сте обещали.
Използвайте любезността и увереното общуване като „омекотител“ на удара и забравете за грубия отказ.
Запомнете тази формула: „Бих искала, но не…“. Идеята зад тази формула е да кажете на човека отправил въпрос (покана за парти от приятел, молба за съдействие от колега или друго) няколко мили думи, така че да се чувства добре въпреки отказа, например:
„Това звучи като чудесна възможност, но се налага да откажа. Благодаря, че си се сетил за мен!“
„Вашето предложение е наистина интригуващо и се радвам, че ни споделихте идеята си за този проект, но не е подходящ за нас. Желая Ви успех в начинанието!“
„Благодаря ти за поканата, убедена съм, че вечерята в този ресторант ще бъде фантастична, но за тази дата вече имам поети ангажименти.“
Освен вежливост в отказа, особено на важна молба или покана за нещо сериозно и значимо за отсрещния човек, трябва да има и причина. Важно е да обясните защо казвате „не“, като по възможност казвайте истината или нещо, което е максимално близо до нея, без да съчинявате засукани причини, като:
„Благодаря ти, че ме покани на срещата с клиентите този следобед, но за съжаление не мога да се включа, тъй като работя по друг проект, за който имам краен срок до края на деня.“
„Това е прекрасно предложение, но в момента нашата организация няма бюджет за този вид проекти.“
„Едно пътуване до Варна звучи наистина забавно, благодаря за поканата! За съжаление няма да имам време да се включа на тази дата поради служебни ангажименти.“
Освен любезност и допълнителна информация към отказа, друго важно правило е да бъдете кратки. Вероятно ви се е случвало да чуете отказ, който звучи така: „Ох, колко хубаво, но жалко, че не мога. Но все пак тази покана е невероятна, защо така се случи, че имам друг ангажимент? И все пак е супер, че ме покани, а мен ме е яд, че не мога да дойда…“. Подобен вид общуване оставя смесени чувства: това отказ ли е, колебание ли е или пък замазване на лъжа? Не винаги трябва да се обяснявате, когато казвате на някого „не“. И все пак често е по-вежливо да се предостави някакъв отговор, например:
„За съжаление не мога да се включа в този проект“ – базов, но не достатъчно пълен отговор, докато „За съжаление не мога да помогна по този проект, поради липса на време“ е една идея по-добре. Докато „Благодаря, че ме поканихте да се включа в този проект. Не мога да поема повече работа в момента, но моля, нека поддържаме връзка и при първа възможност ще се включа в следващите проекти.“ е оптималната комбинация от вежлив отказ, даване на кратка насока и най-важното: оставяте си „отворена вратичка“ за следващи покани.
Избягвайте категоричните откази и си оставяйте открехнати вратички
„Не“, „не мога“, „не искам“ – всички тези откази показват категоричност и нежелание, които разкриват по-скоро принципна позиция, отколкото временна заетост. Вероятно ви се е случвало да откажете по подобен начин на покана за вечеря на приятели, след което те просто да са спрели да ви канят. Има по-добри начини за отказ, като например да запомните формулата „не сега“. „Не“ е ултимативно, „не сега“ означава, че по-натам във времето би могло и все пак изпитвате желание или интерес, ето няколко примера:
„Благодаря за поканата, но в този период програмата ми е запълнена. Нека се чуем началото на октомври, за да се уговорим за нова дата.“
„Опасявам се, че в момента не мога да приема поканата поради кратките срокове, но моля да ме имате предвид за следващото събитие, което планирате.“
В отлагането и използването на „не сега“ вместо „не“ трябва да се внимава, особено ако наистина имате предвид да откажете, защото при няколко последователни „нека се чуем следващата седмица“ или „нека се уговорим нещо за идния месец“ може да стане прекомерно ясно, че само протакате и „размотавате“ човека отсреща.
Бъдете готови с алтернатива и бъдете проактивни
Ако не можете да се срещнете с клиент утре сутринта или да се включите в работна група днес следобед, или пък поканата за вечеря от приятели съвпада с друг ангажимент, а наистина имате желание да осъществите тези неща, не чакайте специална втора покана, а бъдете проактивни и предложете вариант, като:
„Благодаря за поканата да се включа в тази среща с клиента, но утре сутринта вече имам фиксиран ангажимент с друг клиент, който не мога да отменя. Има ли възможност да направим втора среща, на която да присъствам?“
„Радвам се, че сте се сетили за мен и благодаря за поканата да се включа в проект, по който работите. За съжаление днес няма да успея, тъй като имам краен срок по друг проект, който трябва да изпълня. Какво ще кажете да се включа на по-късен етап и да направим още една среща следващата седмица?“
„За съжаление не мога да приема поканата ти за вечеря за утре, тъй като вече имам ангажимент, но ще се радвам да измислим нещо за уикенда.“
Още няколко важни неща, които трябва да имаме предвид, когато отказваме са да бъдем внимателни с обясненията колко много ангажименти имаме и по колко проекти работим – едно е да заявим, че в определен момент сме натоварени, друго е вечно да играем ролята на жертвата-работохолик. Особено важно е да се внимава с тона и това, което сме предвидили като вежлив и уверен отказ да не прозвучи като пасивно-агресивна реакция, която не само показва неувереност, но често и липса на какъвто и да било самоконтрол и възпитание.
0 Коментара